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如何用無紙化會議系統改善你的會議體驗？
來源：www.digsec.cn 發布時間：2019/6/3 19:40:18
昆明無紙化會議系統小編有個朋友是一家大公司的會務秘書，經常要組織大型會議，提到開會，她抱怨頗多，會務準備繁瑣、會議過程中麻煩多多、會議后的會議紀要讓人頭疼，她說：你能想象一次打印一萬張會議材料是什么體驗嗎？你能想象會議中大家七嘴八舌而你要記住每個人的發言，一刻也不敢放松，是什么體驗嗎？我說，我能理解。作為一個對中國式會議有一定研究的人，我認為，會議體驗不佳的原因有如下幾點。
1、從會議組織者的角度來看：一是會議前期準備復雜，會議地點、會議場所安排、會議議程、會議設備等等，更頭痛的是會議資料的打印和銷毀，如果是大型會議，討論事項多，那堆積如山的會議資料光打印就很耗時，會議結束后銷毀這些資料則更麻煩；二是會議過程中麻煩事多，比如會議發言如何控制？會議表決如何快速形成結果？會議氛圍如何維持？三是會議后的會議紀要讓人頭疼，很多人都發表了意見和建議，如何將他們的內容快速匯總，形成公開項、執行項，很考驗會議組織者的功底和會議投入程度。
2、從會議參與者的角度來看：一是會議參與度不佳。尤其是大型會議，因為反光或距離太遠，坐在后排的人根本看不清會議大屏上的內容；二是會議材料繁多，不便于閱讀。面對一大疊會議材料擺在面前，閱讀體驗十分不好；三是會議效率低，冗長讓人疲倦。
上面的諸多原因，普遍存在。怎么才能改善你的會議體驗呢？無紙化會議軟件從科技的角度給你一個解決方案。無紙化會議軟件就是會議全過程的電子化，它把會議從傳統的紙質會議，轉化成以平板電腦、智能手機為載體的數字化、移動化的多媒體會議，利用智能手機、平板電腦的便攜性，實現了會議的移動化和便捷化，系統能大幅提升會議組織者和參與者的體驗，實現輕松卓越的會議價值。
使用無紙化會議軟件系統，在會議前，會議組織者可以在后臺編輯會務安排信息，一鍵發布給與會者；可以把電子會議資料上傳到系統，免去打印和銷毀的麻煩；會議中，可以通過會議主講功能，有序安排與會人發言；通過會議同屏功能，讓其它與會者認真傾聽別人的發言；通過電子投票功能，可以快速實現表決，自動統計票數，形成結論。會議后，會議紀要一鍵導出，會議狀態隨時停用，十分省心。
會議過程中，人手一臺平板會議設備，不用看大屏，也能隨時了解會議的內容和進度；系統自帶的電子閱讀功能，大綱視圖、縮略圖、智能定位閱讀進度等，讓每個與會者閱讀起來非常方便，還可以隨時添加批注、書簽、評論、截圖，這些信息可隨文檔導出，既為沒有發言機會的與會者提供了表達觀點和意見的渠道，也為會后會議紀要整理或者分析提供支持，使得整個會議更加高效。
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